Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem é freelancer ou dono de sua própria empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização. Os famosos baby steps ajudam a colocar em ordem nossa vida pessoal, profissional e, por que não, os relacionamentos?

Selecionamos as 5 melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho. E o melhor é que todas são gratuitas.

1. Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de tarefas muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

2. Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral –  basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

3. Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

4. Taskboard

Também chamado de “kanban”, Taskboard é um método de gerenciamento de tarefas. Ou seja, não é um aplicativo e sim um tipo de metodologia que serviu de base para a construção de muitas outras ferramentas de gestão de trabalho. Trata-se de um quadro de tarefas disponibilizado em local de fácil acesso e visualização. Na parede do quarto ou na parede do escritório. Não importa. O ideal é que ele seja visto por todos que estão participando dos projetos em execução.

É extremamente fácil construir um Taskboard. Você vai precisar apenas de cartolina, post-its e caneta. A cartolina deverá ser dividida em colunas de tarefas. Os post-its informarão quais atividades estão sendo realizadas. Após o término de cada etapa, os papéis coloridos são colados na última coluna, que deverá receber o nome de “done, finalizados, concluídos”, enfim, o  que você achar melhor.

O Taskboard é uma ferramenta eficaz para o trabalho individual ou em grupo, pois seu visual é bem chamativo e marcante.

5. Wunderlist

Se você é daquele tipo de pessoa bem esquecida, o Wunderlist é a ferramenta ideal para suas tarefas diárias. Uma de suas funções é alertá-lo constantemente sobre atividades ainda não concluídas. Os alertas podem ser recebidos por e-mail e/ou no celular. 

Na ferramenta, você organiza suas tarefas em ordem de prioridade e também pode oferecer uma nota que indicará o grau de importância daquele trabalho. É possível destacar tarefas para que elas saltem aos seus olhos e não deixe você perdido em um mar de informação. O Wunderlist é muito fácil de navegar. O visual é simples e minimalista, ótimo para não perder tempo e ir direto ao que você precisa.

Todas as ferramentas de gerenciamento de tarefas listadas acima possuem funcionalidades parecidas. Porém, algumas ferramentas são mais direcionados para organizar equipes e outras são perfeitas para freelancers. Além disso, cada uma tem uma “personalidade”. Cabe a você decidir qual será mais indicada ao seu jeito de trabalhar.

E você, já faz uso de alguma delas ou pretende experimentar?

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