Vivemos em um mundo tão abundante em dados, que em poucos segundos podemos encontrar informações de diferentes fontes sobre tudo o que quisermos. Embora isso resulte em uma autonomia incrível para o usuário, é também causa de um grande problema: com as empresas sempre competindo por atenção, em quem podemos confiar?

É aí que entra a Top 5. Eles ajudam seus leitores no delicado processo de tomada de decisão, apresentando avaliações confiáveis, com prós e contras consistentes de praticamente tudo o que você possa imaginar: de produtos de beleza, passando por decoração de interiores até sobre como planejar suas melhores férias. Todos os artigos são escritos por uma equipe de especialistas, oferecendo uma agradável experiência de leitura aos visitantes.

Um dos pilares que sustenta essa robusta fonte de informação é Lou Liebau, a editora-chefe responsável por gerenciar todo o marketing de conteúdo da Top 5 com sua equipe, garantindo o cumprimento de todos os prazos de acordo com o seu calendário editorial, que conta com mais de 70 conteúdos por mês.


Fonte: Perfil da Lou no LinkedIn

Todo o processo demanda muito trabalho (e leitura) de uma única pessoa, você deve estar imaginando. E é verdade. Mas como ela consegue que tudo siga conforme os planos, sem ficar afundada em terefas operacionais e ainda dedicar tempo ao desenvolvimento da estratégia do site? Bom, nem sempre foi assim, mas agora ela tem a Contentools para ajudá-la. Vem com a gente para saber mais!

“Eu realmente conto muito com a Contentools.”
Lou Liebau

O trabalho de Lou A.C. (Antes da Contentools)

Não queremos parecer grosseiros, mas, apesar de Lou sempre ter se esforçado ao máximo, antes de nossa ajuda, seus dias de trabalho eram bem bagunçados, com e-mails chegando de todos os lados e entupindo sua caixa de entrada o dia inteiro.

Antes da Contentools, todos os seus mais de 10 redatores — divididos entre colaboradores internos e freelancers — enviavam e-mails para ela com ideias para aprovação. Era bem difícil acompanhar tudo isso e ainda dar andamento aos processos de forma organizada e linear. Além disso, ela tinha que aprovar ou rejeitar as sugestões uma a uma, o que exigia o investimento de um tempo precioso em trabalho operacional, e essa era apenas uma das várias tarefas que ela tinha que realizar manualmente.

Após uma ideia ser aprovada para produção, os redatores enviavam um e-mail para Lou sempre que eles tinham um novo rascunho finalizado no WordPress para ela ler e fazer suas observações. Agora, imagine só: os comentários dela também eram feitos por e-mail para cada conteúdo, e o fluxo de mensagens prosseguia até que o artigo estivesse pronto para ser publicado.

Todo o fluxo de produção era pouco prático e bastante demorado. Principalmente porque, além de Lou, há outras duas pessoas (um editor e um especialista em mídias sociais) que precisam saber quando um conteúdo está pronto para fazerem sua parte do trabalho. Para conectar tudo, ela utilizava uma planilha sofisticada contendo todos os títulos com produção em andamento. Então, alterava o status que indicava cada uma das etapas em que o conteúdo se encontrava e pedia a esses dois colaboradores (adivinha como? Por e-mail!) que verificassem a planilha a fim de identificar quais peças estavam prontas para eles. Que canseira!

Uma luz no fim do túnel

“Antes de conhecer a Contentools, eu estava tentando com todas as minhas forças encontrar outra solução que pudesse fazer o que vocês fazem, mas não conseguia. É claro que há outras opções, mas elas não são tão focadas em marketing de conteúdo; são mais plataformas de gestão de tarefas.”
Lou Liebau

Configuramos todos os recursos da plataforma conforme a realidade de trabalho de Lou, com a ajuda de nossa equipe de experiência do cliente (CX) durante seu processo de implementação. Assim, ela conseguiu uma ferramenta adaptada às suas necessidades, que a ajudou a conectar toda a sua equipe e eliminar boa parte de suas tarefas manuais, economizando um valioso tempo em seu trabalho diário.

Na opinião de Lou, um dos melhores recursos que a Contentools oferece é a possibilidade de sugerir ideias diretamente na plataforma. Isso permitiu que ela pudesse dizer adeus a uma vida consumida por e-mails. Mas essa é só a ponta do iceberg comparado a tudo o que ela pode fazer agora, pois facilitou todos os processos de aprovação e início de produção, permitindo que Lou trabalhe em ações em massa, diminuindo o tempo dedicado ao tratamento das ideias sugeridas.

Outro elemento importante para ela é o fluxo de produção, que atende às várias etapas de produção necessárias para cada artigo do site da Top 5. Isso ajuda Lou a organizar seu calendário de publicação e monitorar exatamente em que estágio cada conteúdo está, quem é o responsável por aquela estapa e o que vai acontecer a seguir, sem a necessidade de preencher uma planilha ou escrever um e-mail para lembrar quais ações devem ser tomadas. Nossa plataforma faz tudo isso por ela!

E ainda tem outra vantagem: é possível incluir comentários em qualquer conteúdo que está em produção. Se algo acontece durante o fluxo de trabalho, toda a equipe está conectada e pode ser comunicada facilmente por uma simples mensagem que, quando respondida, vira uma linha de discussão para discutir todas ações necessárias até que a demanda seja concluída.

“É ótimo que a mensagem esteja associada a um artigo específico, porque, a menos que você use e-mails ou planilhas, não é possível fazer comentários sobre artigos específicos, já que o WordPress não possibilita isso.”
Lou Liebau

E fica ainda melhor: você pode destacar qualquer parte do texto e adicionar observações sobre aquele trecho específico para ajudar os membros do time a tomar as ações necessárias, sem que eles precisem procurar no texto inteiro.


Feature de comentários | Fonte: plataforma Contentools

O recurso de agendamento para mídias sociais conectado ao CMS também é algo importante para Lou. A possibilidade de agendar posts de mídias sociais antes que o artigo seja publicado no blog é um dos pontos-chave para ela. Isto é muito útil porque ela pode concentrar seus esforços na tarefa de uma só vez, sem a necessidade de voltar depois para fazer o agendamento ou, pior, esquecer de divulgar algum conteúdo.


Agendamento de social posts da Top 5 | Fonte: plataforma Contentools 

Resultados notáveis

Lou é a única pessoa fazendo a gestão geral e, embora o editor tenha um controle secundário para realizar alterações nos artigos, é ela quem aprova todos os conteúdos e decide quais ideias entrarão em produção.

Agora que tem a Contentools, ela pode investir mais tempo em leitura e pesquisa de informações. Consequentemente, ela consegue publicar conteúdos com ainda mais qualidade no site da Top 5 todo mês, garantindo que toda a sua equipe, independentemente de onde esteja, possa trabalhar colaborativamente e caminhar na mesma direção. Todas as horas que Lou e seu time conseguiram economizar semanalmente com nossa ferramenta podem ser traduzidas em mais produtividade e qualidade no seu trabalho.

E você? Também quer aumentar sua produção, conectar toda a sua equipe para trabalhar em conjunto em um ambiente integrado e parar de desperdiçar tempo em ações manuais que não contribuem em nada para o seu trabalho?

Então solicite agora mesmo uma demonstração e converse com um de nossos especialistas que poderão ajudá-lo(a) a encontrar a nossa melhor opção para atender às suas necessidades.

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