Automatizar tarefas manuais inconvenientes é o grande propósito da tecnologia. Você enche uma chaleira de água abrindo uma torneira porque em algum momento alguém cansou de ter que ir buscar água no poço mais próximo e automatizou o transporte desse líquido tão importante. Você consegue imaginar uma vida sem torneira? Será que você conseguiria fazer todas as coisas legais que você faz durante o dia se, sempre que quisesse água, tivesse que levar um balde até algum poço e buscar? Pois é.

Work smarter, not harder. – Allan F. Mogensen

Bom, se você é dos nossos, já deve automatizar várias das suas tarefas diárias no trabalho para se tornar mais produtivo. Para automatizar a comunicação com seu time, imagino que você use Slack, Asana ou Trello. Para automatizar suas tarefas manuais com e-mails, você provavelmente usa RD Station, Pipz ou Hubspot. Para armazenar e organizar seus arquivos, talvez use o Google Drive ou Dropbox. E para Marketing de Conteúdo, você provavelmente já usa a Contentools.

E é pensando em você que nosso time de produto continuamente cria novas funções e habilita inúmeras integrações. Inclusive, a mais recente foi com a Hubspot – agora é possível publicar artigos em blogs da Hubspot automaticamente a partir da Contentools, assim como você já faz com o WordPress. Além desse trabalho de aprimoramento contínuo para que você possa trabalhar menos e melhor dentro da Contentools, também conseguimos fazer uns hacks de vez em quando. Neste caso, vamos chamar estes hacks de zaps, pois todos são feitos usando o mesmo aplicativo gratuito chamado Zapier.

Confira agora alguns zaps fáceis, simples e muito úteis que vão automatizar ainda mais seu dia a dia!

Zaps para a sugestão de ideias

Você já leu aqui no blog sobre a importância de envolver todo seu time na criação de ideias de conteúdo. Agora, trouxemos para você um jeito simples de colocar isso em prática. O que você precisa para que seu time se envolva ainda mais nas sugestões de ideias é um meio de que eles possam contribuir com praticidade e ao mesmo tempo de forma organizada. Como fazer isso? Cada pessoa do time poderia ter acesso à Contentools e entrar na plataforma para registrar sua ideia. Mas há um caminho de fazer isso sem precisar ser um usuário da plataforma também.

Aliás, há mais de um caminho para fazer isso, veja só:

Slack <> Contentools: crie ideias a partir de um canal no Slack

Você e seu time já usam Slack para organizar sua comunicação interna, não é? Todo seu time está nele? Ótimo! Então, vocês podem usar um canal do próprio Slack para criar as ideias de conteúdo que surgirem.

Se você quiser aprender a fazer essa integração passo a passo, confira aqui.

Gmail <> Contentools: sugira ideias por e-mail

Seu time todo está acostumado a usar e-mails? Então este zap é para você. Que tal juntar seu Gmail à Contentools?

Pois é, você pode criar um zap para que, toda vez que alguém queira sugerir uma ideia, essa pessoa possa simplesmente enviar um e-mail para você.

Google Forms <> Contentools: receba ideias a partir de um Google Form

Você também pode automatizar a criação de ideias através de um Google Form. Isso quer dizer que você pode democratizar a criação de ideias de conteúdo de um jeito simples e organizado!

Por exemplo, digamos que você queira ouvir mais o que os seus vendedores, consultores ou revendedores têm a contribuir quanto a conteúdos para o seu blog. Para pedir que eles criem ideias na plataforma, você teria que pedir para que cada um crie seu usuário, certo? Pois é, mas isso poderia ser um impedimento para muitos deles e você, provavelmente, teria um engajamento muito baixo.

Como agir para evitar isso? É simples! Você pode criar um Google Form simples que tenha a pergunta “Que dúvida você gostaria que nossos especialistas respondesse no nosso blog?”. E depois, é só enviar o link do Google Form e esperar que esses seus contatos respondam. À medida que eles forem respondendo, novas ideias de conteúdo surgirão diretamente no seu projeto de Marketing de Conteúdo na Contentools e você poderá avaliá-los, complementar o briefing e encaminhá-los para produção!

Typeform <> Contentools: receba ideias a partir de um Typeform

Você é um ‘Typeform kind a person’? Entendo você, o Typeform realmente tem suas vantagens. Se você quiser fazer a porta de entrada de ideias de conteúdos ser por lá também, vá em frente!

O uso dessa função é o mesmo que o de ligar o Google Forms à Contentools: a praticidade de poder envolver pessoas de fora da organização na colaboração com ideias de conteúdo. E o motivo de fazer isso você já sabe, não é? Ter ideias vindas de outras partes pode gerar insights incríveis e enriquecer muito seu blog, pois evita que você e o time de Marketing fiquem presos em suas próprias bolhas. Teste por aí e depois conte pra gente como foi!

Pocket <> Contentools: crie ideias a partir de um Pocket

Você já usa o Pocket para organizar os conteúdos que quer ler depois com mais calma ou simplesmente para guardá-los (porque são muito bons!!), certo?

Bom, agora você também pode utilizá-lo para enviar artigos em que você quer se basear ao escrever um conteúdo diretamente para sua lista de idieas! Ou seja, o processo também ficou mais simples para o seu próprio brainstorming e você nunca mais vai perder uma boa ideia.

Zaps para produção de conteúdo

Criar conteúdo também ficou mais fácil. Coloquei aqui um exeplo usando Google Sheets, mas a verdade é que todos esses exemplos acima de criação de ideia também podem ser usados para criação de conteúdo. Mas minha sugestão é que para a etapa de criação de conteúdo, você não deixe o hack tão acessível, ou pode acabar com uma lista de conteúdos em produção crescendo descontroladamente!

Sugiro que o zap que você fizer entre um meio externo e a tela de produção de conteúdo seja mantido internamente e que só seja aplicado para facilitar o ‘transporte’ de ideias que já foram aprovadas para a etapa de produção. Aqui está um exemplo disso:

Google Sheets <> Contentools: dê início a vários conteúdos de uma vez a partir de uma planilha

Você recém entrou na Contentools e está com várias ideias de conteúdos já aprovadas para serem produzidas? Normalmente, a criação de cada conteúdo precisa ser feita para um conteúdo por vez. Isso faria seu processo ser um tanto cansativo, não é? Afinal, seriam vários conteúdos que precisariam ser cadastrados e você poderia acabar  perdendo uma manhã inteira somente nessa etapa.

Então, que tal fazer upload das ideias de conteúdos de uma planilha dentro do Google Sheets diretamente para a Contentools? Pois é! Você pode montar a lista inteira de ideias que você quer colocar em produção na Contentools e apertar um botão para ver tudo ser criado automaticamente!

Zaps para publicação de conteúdo

Conteúdos criados, é hora de fazer a publicação deles! Caso você tenha um blog no WordPress ou Hubspot, você sabe que é só clicar em publicar diretamente da Contentools e seus artigos vão para o ar. Porém, caso você esteja entre a pequena porcentagem de pessoas que usa outras estruturas de blog menos convencionais, você provavelmente está copiando conteúdo da Contentools e colando no seu CMS escolhido.

Para evitar que você continue fazendo isso, há também um meio de conectar seu blog e a Contentools através do Zapier!

Contentools <> Contentful: publique conteúdo em um CMS

Se você usa a Contentful como CMS, você pode criar um Zap entre Contentools e Contentful. Isso quer dizer, que sempre que você aprovar um aconteúdo e enviá-lo para publicação, ele será publicado diretamente no seu blog dentro do Contentful.

Contentools <> Medium: envie seu artigo diretamente para o Medium

Se você usa ou quer passar a usar o Medium como plataforma de publicação e distribuição de artigos, temos um zap pra você também. Você pode publicar automaticamente a partir da Contentools na sua conta do Medium.

Inclusiva, nosso Data Scientist foi o primeiro a mencionar essa possibilidade e detalhar o passo a passo de como fazer! Confira aqui!

Zaps para distribuição de conteúdo

Você já sabe, mas sempre vale a pena repetir: não adianta fazer conteúdo incrível se você não o distribuir por aí! Mas distribuir pode ser uma tarefa um tanto chata, concordo. Se você é desses que mal termina uma coisa e já começa outra, provavelmente também tem dificuldade com a distribuição de conteúdo. Afinal, há tanto conteúdo legal para criar,  bem que o conteúdo que já foi publicado podia se distribuir sozinho, né?

Infelizmente isso ainda não acontece… mas há alguns atalhos. Pela própria Contentools você mesmo já pode configurar compartilhamentos no Facebook, Twitter e LinkedIn de duas formas:

1. Social post: você pode criar cada post e definir em que rede social quer publicar;
2. Social chain (minha preferida): você pode configurar todos os compartilhamentos do artigo diretamente pela tela de produção (geralmente eu faço isso e já defino as datas de compartilhamento com 45 dias de antecedência).

Mas ainda há outras formas de distribuir conteúdo, então para essas outras você pode fazer um zap! Veja só:

Contentools <> Pinterest: crie pins de seus post automaticamente

Está aí mais um detalhe que vai facilitar sua vida: pinar conteúdos automaticamente no Pinterest. Você já conta com essa rede social para distribuição de conteúdo? Bom, se você ainda não a considera muito importante, sugiro que você comece a testá-la.

Aqui na Contentools, o Pinterest representa cerca de 27% de todo tráfego vindo de de redes sociais, acredita? Eu mesma não acreditei quando soube. Ah, nem preciso dizer que depois de perceber isso, começamos a aumentar a quantidade de imagens em posts e passamos a pinar absolutamente tudo que é possível já dentro das palavras-chave que nos interessam, né? 😛

Contentools <> Slack: receba notificações sempre que um conteúdo for publicado

Sabia que um outro meio de distribuir conteúdo é através dos seus próprios colegas da empresa? Pois é, eles estão em contato direto com leads, clientes e geralmente possuem uma audiência bem qualificada em seus próprios perfis do Facebook, LinkedIn e Twitter por exemplo. Então, que tal avisá-los em primeira mão sempre que um novo artigo for ao ar? Você pode fazer isso automaticamente fazendo um zap entre Contentools e Slack!

É só definir o canal em que você quer que o conteúdo seja compartilhado sempre que publicado e pronto! Seus colegas poderão copiar o link dali e compartilhá-lo em suas redes sociais ou enviá-lo diretamente para leads e clientes por e-mail.

Zaps para Backup de Conteúdo

Além de criar conteúdo e publicá-lo, é importante que você mantenha um backup com seus artigos. Afinal, um backup é sempre um bom meio de se previnir de catástrofes imprevisíveis. Para isso, você pode criar um zap tanto para que o backup vá diretamente para seu Dropbox, quanto para o Drive. E você pode até mesmo manter os dois ativos e arquivar seus artigos em dois backups diferentes (só pra garantir!).

Contentools <> Dropbox: faça backup automático de todo seu conteúdo publicado

Você já usa o Dropbox para manter todos os seus documentos em nuvem e com fácil acesso de todo seu time? Então, chegou a hora de criar uma pasta lá dentro para armazenar todos os conteúdos que foram aprovados e publicados! Assim, caso aconteça qualquer coisa com o seu blog, você tem tudo arquivado em nuvem.

Contentools <> Drive: faça backup automático de todo seu conteúdo publicado

Se você prefere utilizar o Google Drive, faça o Zap entre a Contentools e Google Drive! Nesse caso, vai acontecer o mesmo que acontece com a integração com o Dropbox: todo o seu conteúdo será direcionado automaticamente para uma pasta no seu Drive assim que ele for publicado!

Como aplicar qualquer Zap na prática

Quer começar a fazer zaps agora mesmo? Não tem segredo! Os passos são simples:

1. Entre no: www.zapier.com;
2. Crie uma conta sua (é gratuita e você pode até se cadastrar com sua conta do Google ou do Facebook!);
3. Escolha as ferramentas que você quer que conversem (ex.: Contentools e Slack);
4. Escolha como você quer que essas ferramentas conversem – ou seja, defina o que você quer automatizar;
5. Siga os passos do Zapier;
6. Voilà!

Isso vale para todos os zaps a seguir!

Confira um passo a passo mais detalhado de um exemplo usando Contentools e Slack aqui neste artigo!

Agora é a sua vez!

Como qualquer adaptação tecnológica, usar novas funções e colocar em prática hacks parece desnecessário no início. Afinal, se o poço está logo ali, por que levar um balde vazio até lá e voltar com ele cheio? Para quem já está acostumado a investir seu tempo em tarefas banais, qualquer tecnologia pode soar disruptiva demais – o que faz com que ela seja deixada em último plano.

“Quando der tempo, eu dou uma olhada nisso.”

Bom, se você ainda pensa assim, tenho uma má notícia: não vai dar tempo, querido.

Enquanto você não parar, estudar seu processo e aplicar uma melhoria que o ajude a economizar seu tempo, o acúmulo de tarefas simples vai continuar abarrotando você de coisas para fazer. Para evitar que isso aconteça, que tal aplicar essas hacks e melhorar sua experiência na Contentools agora mesmo? Você ainda não usa a Contentools para seu time de Marketing de Conteúdo? Então, já sabe qual o primeiro passo a partir daqui, não é? Fale com um consultor e conheça a Contentools por dentro agora mesmo.