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Sucesso de crescimento escalável! Quatorze novos clientes em um ano e meio. Quase um contrato assinado por mês.

Seus olhos brilharam ao imaginar algo parecido para sua agência de marketing digital? Então se prepare: este estudo de caso mostrará o caminho para o crescimento escalável do jeito certo. Porque, além do desafio de conquistar clientes, é preciso manter o nível personalizado de atendimento e a qualidade de entrega do trabalho. E mais: esse crescimento precisa ser consistente e saudável para seu negócio.

Ou seja: nada de passos maiores que as pernas!

A missão é difícil, mas possível, e eu vou prová-lo com o case da JAB Consultoria, a agência digital que foi de 6 a 20 clientes em 18 meses. Em uma conversa reveladora com Aline Carrasco, Content Marketing Leader da empresa, fica evidente que esse resultado foi conquistado com mais que o auxílio da tecnologia: foi necessária uma estrutura organizacional que preparou a JAB para o sucesso.

Dessa entrevista, elaborei 12 fatores essenciais para o crescimento escalável de uma agência digital, separados a seguir nos níveis Estratégico, Tático e Operacional. Confira!

Os 12 fatores essenciais para o crescimento escalável de uma agência de marketing digital

Alcançar o sucesso na escalabilidade do negócio não é uma receita de bolo. O que há, por assim dizer, são ingredientes necessários para crescer, mas cuja aplicação varia caso a caso.

Espero que você, olhando para estes fatores, possa identificar quais deles já estão sendo aplicados na sua agência, quais deles ainda falta aplicar e em que medida com base no case de sucesso da JAB Consultoria. Para facilitar essa identificação, eu os dividi em três níveis de gestão:

Nível estratégico

1. Olhar para o futuro com foco em testes e otimizações;

2. Entender o papel da tecnologia e usá-la como aliada, em vez de super-heroína;

3. Agir de forma humana e integrada: on-line e off-line;

4. Caprichar na estratégia digital da própria agência;

Nível tático

5. Envolver o máximo de pessoas nas reuniões semanais de briefing;

6. Ajudar os clientes com retenção ao longo da ampulheta de vendas;

7. Planejar o conteúdo com base no setor de vendas dos clientes;

8. Ter uma pessoa no time de cada cliente que se comporte como parte da agência;

Nível operacional

9. Ter um time externo como se trabalhasse na mesa ao lado;

10. Alcançar o máximo de agilidade no processo de aprovação dos clientes;

11. Investir em uma pessoa de Customer Success proativa e criativa;

12. Automatizar tarefas operacionais para ter tempo de inovar.

Agora nos aprofundaremos em cada um desses fatores e mostrarei como você pode adaptá-los para o seu próprio crescimento escalável. Vamos lá?

1) Olhar para o futuro com foco em testes e otimizações (em vez de revoluções)

Faz parte do dia a dia da JAB manter o olhar no horizonte sem perder de vista a situação atual da agência e de seus clientes. É por isso que, antes de apostar em qualquer tendência à vista, a empresa mantém seu foco e toma decisões com base em testes e resultados. Esse foco faz com inovações sejam aplicadas com confiança.

A sabedoria do marketing continua valendo no meio digital: mudar por mudar, isto é, sem uma análise clara do que pode e deve ser melhorado, não leva a crescimento algum. E as mudanças precisam ser graduais, feitas parâmetro a parâmetro, ou perdem qualquer possibilidade de análise quantificável de resultados.

Quando perguntei qual seria a próxima mudança na estratégia digital da JAB, Aline Carrasco mencionou o investimento em vídeo como formato de conteúdo. E isso sem abrir mão da produção textual que já funciona.

É muito interessante ver neste caso como uma tendência (a criação de vídeo) é suportada pelas lições aprendidas com uma prática comprovada de sucesso (conteúdos em texto). Uma não surge para anular a outra, mas para que a agência ofereça uma gama de serviços mais ampla, sendo cada acréscimo cuidadosamente testado.

Para seu crescimento escalável: Respire fundo antes de implantar todo “método revolucionário” que aparece na internet. Pergunte-se qual é o lado prático de cada tendência é se é possível mensurar seus resultados. Então, ao aplicar mudanças, faça uma de cada vez, analise a diferença e continue testando para otimizar.

2) Entender o papel da tecnologia e usá-la como aliada, em vez de super-heroína

A tecnologia é capaz de fazer maravilhas por uma agência, não é mesmo? Ela é o traje do Homem de Ferro, equipado com mil gadgets poderosos. Mas para conquistar resultados heroicos com ela, você precisa da figura de um herói por trás dessa ferramenta.

O elemento humano ainda é o protagonista de qualquer estratégia de marketing digital. A tecnologia ajuda a voar, enquanto o sucesso da jornada depende da sua habilidade em traçar a rota e manter todos a bordo. Sim, a equipe deve embarcar junto nessa.

No exemplo da JAB, a empresa tem sua “aeronave” na forma de parceiros tecnológicos que a auxiliam nesse feito de ter chegado a catorze novos clientes em um ano e meio. E isso só foi possível porque todo o time usa as ferramentas de forma integrada e inteligente, canalizando os potenciais de cada um para o crescimento escalável.

Para seu crescimento escalável: Qualquer tecnologia na sua empresa só é eficiente na medida em que os membros da equipe tenham o compromisso de usá-la ao que se propõe e de modo integrado. Falando em integração…

3) Agir de forma humana e próxima: on-line e off-line

Eis uma surpresa que a Aline revelou em nossa conversa: a JAB, sempre que possível, faz reuniões de briefings e todo o onboarding dos clientes de maneira presencial. Além disso, as reuniões de pauta são feitas com entrevistas ao setor de vendas. Os times de criação e atendimento da JAB também se deslocam para fazer as reuniões e a agência possui a postura mais humana possível.

Você deve estar se perguntando agora: por que fazer isso? E a resposta é simples: porque funciona para esta agência e pode funcionar para a sua.

Conhecer pessoalmente os clientes cria vínculos e estreita os compromissos de ambas as partes. Essa é uma postura de parceria, de acolhimento por todos os setores da agência no esforço de compreender as empresas que atendem. O profundo entendimento que resulta dessa interação traduz-se em conteúdos que acertam em cheio nas necessidades do negócio e geram ótimos resultados.

Não adianta elaborar propostas irrecusáveis e depois se esquecer de cumpri-las. O crescimento escalável só funciona de fato quando a qualidade de entrega é assegurada em todos os momentos.

Para seu crescimento escalável: Faça da proximidade com seus clientes um diferencial. Acolha-os e chame seu time para acolhê-los junto, mesmo que seja por uma videoconferência. Afinal, o serviço pode ser B2B, mas o contato será sempre H2H: humano para humano.

4) Caprichar na estratégia digital da própria agência

Assim como a JAB ajuda os clientes dela a crescer, usando as melhores estratégias de marketing digital, ela também faz marketing digital para obter um crescimento escalável para si. Ou seja, é sua própria cliente.

Questionada se há algum segredo mágico ao tratar a agência como tal, Aline é sucinta:

– Só dedicação.

Em suma, o time interno trabalha com um planejamento de redes sociais, anúncios, blog, newsletter, ciclo de nutrição e materiais ricos. O blog da agência é atualizado toda semana e os textos são planejados com toda a equipe em reuniões de pauta.

A ferramenta que facilita o processo da JAB é a Contentools, já que torna possível criar a ideia, escrever, revisar, editar para SEO e publicar com a mesma plataforma! É a tecnologia a favor da estratégia, como no 2º fator.

Para seu crescimento escalável: Integre o marketing digital para sua própria agência dentro de uma estratégia macro, ao lado do atendimento aos demais clientes. Se no 3º fator o assunto era aproximação e fidelização, este se refere à conquista de novos leads para escalar o crescimento.

5) Envolver o máximo de pessoas nas reuniões semanais de briefing

Para garantir o envolvimento dos especialistas nas diversas áreas da elaboração do marketing digital de seus clientes, o time da JAB faz reuniões interdisciplinar para explorar ideias e definir as pautas. Essas reuniões levam em consideração o planejamento estratégico com as respostas do time de aquisição de cada cliente.

Se você tem medo de que seja contraprodutivo reunir toda a equipe, a chave para a produtividade está nestas duas palavras: planejamento estratégico. Com isso em mente, é possível ter uma flexibilidade maior para trazer ideias de diferentes setores e especialidades, mas sem perder o foco.

Além disso, as reuniões semanais têm as seguintes vantagens:

• Elas mantêm todos com a estratégia na ponta da língua, evitando dispersões na produção de conteúdo ao longo do tempo;
• Abrem espaço para diferentes olhares se manifestarem e resultam em pautas mais interessantes e mais abrangentes;
• Facilitam o compartilhamento de informações entre os setores da agência;
• Fornecem uma compreensão mais plena do universo de cada cliente;
• Envolvem o time e dão mais motivação na hora de executar as ideias, já que todos participaram delas.

Outro resultado óbvio desse alinhamento é a maior facilidade em criar soluções entre setores. Por exemplo, a redação pode ajudar com conteúdos de apoio à pessoa responsável pelo Customer Success da sua agência (ver 11º fator), o que aumenta a retenção de clientes.

Para seu crescimento escalável: Reúna sua equipe para elaborar a pauta, debater ideias e propor soluções. Se não consegue reunir todo mundo, chame os responsáveis por cada setor, que devem trazer informações das outras pessoas de suas áreas. O importante é colocar todos para viverem os desafios dos clientes.

6) Ajudar os clientes também na retenção ao longo da ampulheta da empresa

Você deve ter imaginado durante a leitura que em algum momento eu falaria em mais detalhes do funil de vendas. Pois bem, empresas com a JAB e a própria Contentools preferem trabalhar com um formato mais compreensivo: a ampulheta da empresa.

Enquanto o funil de vendas compreende as etapas de atração e conversão de leads, esta vai além. A ampulheta da empresa expande a jornada do consumidor no caminho da retenção.

Esse conceito movimenta os vários setores das empresas clientes: marketing, pré-venda, venda e atendimento ao consumidor. Ou seja, da mesma maneira que a agência envolve o máximo de pessoas em briefings, só pode entregar soluções completas para a jornada de compra se envolver também o cliente como um todo. E só quem entrega soluções completas tem sucesso no crescimento escalável.

Empresas de tecnologia, como as de software, têm grande carência de planos pós-compra para os usuários. Eles geralmente adquirem o produto ou serviço apenas uma vez, então um acompanhamento posterior deles pode ajudar em upsell e na indicação a outras pessoas.

De um modo geral, a estratégia de uma agência de marketing digital deve ter como objetivos na ampulheta da empresa:

• Estabelecer o cliente como autoridade na área dele;
• Captar e nutrir leads por meio de conteúdos pertinentes;
• Reter após a compra, transformando o consumidor em “advogado” da empresa.

Reter é tão importante quanto adquirir novos clientes e muito mais barato, lembrando a lição de Philip Kotler no livro “Administração de Marketing”.

Para seu crescimento escalável: Elabore suas estratégias de marketing de conteúdo pensando além do funil de vendas que termina na conversão e dedique seus esforços também para a retenção.

7) Planejar conteúdos com base no setor de vendas dos clientes

Nos tópicos anteriores faltou destacar outro aspecto fundamental no planejamento estratégico de conteúdo: o setor de vendas dos clientes. E por que ele é tão importante?

Primeiro, porque conversa diretamente com os vendedores, as pessoas mais próximas das dores e dos receios dos clientes deles. Como você já cansou de ouvir – mas eu não canso de repetir: o marketing de conteúdo com foco em resultados parte sempre da necessidade que o público-alvo tem.

Segundo, esses vendedores sentem na pele os gargalos na ampulheta da empresa. Às vezes precisam de horas e horas para explicar o que a empresa dele faz, ou a diferença entre esta e uma concorrente. Noutras, recebem as mesmas ligações com dúvidas que poderiam facilmente ser respondidas em um post de blog. Tudo isso é insight para sua agência pautar o conteúdo desse cliente.

É possível até visualizar isso como um conceito de smarketing entre empresas.

Esse é um dos fundamentos do sucesso da JAB, segundo Aline. A agência mantém a conversa com o setor de vendas para coletar ideias e apresentar os resultados do período anterior. Quando se lida com dezenas de projetos ao mesmo tempo, iniciativas como essa trazem a intimidade necessária para criar conteúdos de qualidade em qualquer segmento.

Para seu crescimento escalável: Tenha uma agenda de conversas com o setor de vendas dos seus clientes. Pergunte quais são as dificuldades comuns que encontram no dia a dia e planeje conteúdos com base nisso. Depois, volte para mostrar os resultados e ganhar cada vez mais a confiança dele!

8) Ter uma pessoa no time de cada cliente que se comporte como parte da agência

Não há espaço para quedas de braço no relacionamento entre clientes e agências digitais, esse estigma que surgiu na publicidade. Especialmente a quem segue à risca o 3º fator para o crescimento escalável, o setor de marketing do cliente se torna um importante aliado da agência digital.

É preciso mudar a mentalidade de que um lado trabalha para o outro. Na verdade, os dois devem trabalhar juntos. Os resultados são essenciais para ambos: para o cliente, porque expande o negócio; e para a agência, pois gera mais demanda e cases de sucesso para poder conquistar novas contas.

No melhor cenário, a pessoa no marketing de lá atua como sua embaixadora, garantindo tudo que você necessita para fazer a sua parte, enquanto sua equipe toma partido dos interesses daquela empresa. Essa é a estratégia de relacionamento da JAB que tem dado certo.

Para seu crescimento escalável: Com o espírito de cooperação, os esforços são redobrados para alcançar os melhores resultados. Além de se aproximar de seus clientes, saiba quem são as pessoas no marketing deles que serão suas embaixadoras. Elas são essenciais na hora de dar mais agilidade à aprovação de conteúdos, como mostrarei no 10º fator.

9) Ter um time externo como se trabalhasse na mesa ao lado

Escalabilidade significa a capacidade de suportar a carga crescente de trabalho de maneira uniforme. Portanto, o crescimento escalável requer que as agências de marketing digital estejam preparadas para crescer sem se sobrecarregarem e sem prejudicar a produção de conteúdo.

Uma boa gestão de times mistos, com profissionais internos na empresa e outros trabalhando como freelancers, é o caminho para atender à demanda sem sair dos trilhos. Para isso funcionar, é preciso que não haja diferença no trabalho deles além da questão geográfica. Seja um colaborador no escritório, seja outro em home office, seja até um frila nômade digital, as características essenciais a todos são as mesmas.

Afinal, qual é a diferença para seu cliente se a pessoa que melhor escreve sobre o negócio dele está aí na sua agência ou frilando do outro lado do mundo? Ele espera o resultado de igual forma.

Integração é a palavra-chave aqui. A comunicação e todo o processo de criação de conteúdos devem ser unificados por ferramentas on-line. Tudo precisa estar facilmente acessível a todos, de onde estiverem.

A gestão de equipes para o crescimento escalável da JAB Consultoria é feita por meio da Comunidade Contentools. Ali a empresa encontra freelancers com conhecimentos específicos, podendo escolher as pessoas certas para cada novo projeto, e ainda dentro da plataforma pode controlar em um só lugar as etapas de criação, aprovação e publicação de conteúdo. Isso sem sobrecarregar os integrantes de outros projetos em andamento.

Para seu crescimento escalável: Muito cuidado para não entulhar sua equipe atual e fazer as coisas de qualquer jeito só para ter novos clientes, ou logo vai perdê-los. Uma solução prática para aumentar sua capacidade de atender a demandas é trabalhar com profissionais externos, específicos a cada projeto, desde que se integrem perfeitamente aos internos.

10) Alcançar o máximo de agilidade no processo de aprovação dos clientes

Imagine o seguinte: sua agência digital tem vinte clientes. Alguns deles aprovariam conteúdos por uma plataforma como a Contentools, outros por e-mail e ainda haveria aqueles que só responderiam por WhatsApp. Metade deles aprovaria rapidamente, enquanto outra levaria semanas para qualquer aprovação. Em meio a isso, um post num blog foi parar no limbo das mensagens e ninguém o publicou.

Como você manteria o controle nessa situação? Em uma palavra: impossível!

A comunicação centralizada é um dos pilares da estratégia de crescimento escalável para agências digitais. Agilizar a produção de conteúdo e a realização de testes e otimizações demanda agilidade na aprovação dos clientes.

A JAB usa a Contentools para centralizar a comunicação e incentiva sua clientela (os tais embaixadores) a também fazer o processo de marketing de conteúdo por ali. Assim que um material está pronto para ser aprovado, o responsável por essa função recebe uma notificação dentro da plataforma e pode solicitar edições ou já aprovar para publicação, sem “passa e repassa” de e-mails. E o melhor: com aviso de prazo em cada etapa. Muito mais prático, concorda?

Para seu crescimento escalável: Processos de comunicação e produção centralizados são uma defesa para que a escalabilidade do seu negócio não se transforme em completo caos. Crie essa cultura com seus clientes o quanto antes.

11) Investir em uma pessoa de Customer Success proativa e criativa

Agora os padrões entre os fatores ficam bem mais evidentes, não é?

Falei aqui diversas vezes de integração e da importância de se aproximar dos clientes. E se há uma pessoa capaz de facilitar esse processo, é a Customer Success.

Na JAB, essa função é da Bárbara Cunha. Ela conduz o onboarding de novos clientes dentro da plataforma Contentools, incentiva-os a usá-la como canal único de comunicação e de controle de produção, e ainda faz acompanhamento para ver se tudo está funcionando corretamente.

A profissional de CS deve ir além do papel reativo de responder a reclamações – afinal, o melhor atendimento é aquele que se previne contra quedas de desempenho. Ela deve participar ativamente na criação de uma cultura de otimização entre as duas empresas. Inclusive, pode sugerir à equipe de marketing do cliente novas formas de aproveitar melhor a tecnologia à disposição.

Para seu crescimento escalável: Esta dica é pá-pum! – invista em alguém de Customer Success para acompanhar os atuais clientes e fazer onboarding dos que virão.

12) Automatizar tarefas operacionais para ter tempo de inovar

Chegou a hora de amarrar esses fatores com uma última dica essencial: automatize o que puder. Com a prática, inclusive, você descobrirá que pode automatizar quase tudo.

Mas inovar, realizar testes, otimizar… Isso leva tempo.

Atender os clientes com a dedicação que eles merecem leva tempo.

Fazer um time de conteúdo engrenar e propor soluções originais leva tempo.

Ou seja, você terá que aprender a economizar tempo em outras coisas e as tarefas operacionais são escolha certeira para o que automatizar. Ficar mandando dezenas de e-mails entre a equipe para avisar o que cada um deve fazer? Nunca mais! Siga o case de sucesso da JAB Consultoria e conquiste o crescimento escalável com a ajuda de ferramentas digitais de automatização como a Contentools.

Com as horas que sobram no dia a dia, é possível colocar muito mais criatividade ao diferenciar sua agência de marketing das demais! Além disso:

• Você consegue trazer mais pessoas para interagir nas reuniões semanais de pauta;
• Pode dar mais suporte criativo para o time remoto de profissionais de conteúdo;
• Oferece um atendimento cada vez mais personalizado aos clientes;
• E tem mais disponibilidade para fazer reuniões nos escritórios deles.

Para seu crescimento escalável: Operações na máquina para tudo que for repetitivo e mãos na massa para tudo que for criativo.

Um pouco da história entre Contentools e JAB Consultoria

Essa parceria começou há alguns anos por iniciativa de Lucas Jardim, CEO da JAB. A empresa existe desde 2012 e faz valer o compromisso de entregar resultados aos seus clientes.

A cada nova conquista da agência, é impressionante como ela manteve altos níveis de cuidado no atendimento e organização de processos. Toda a equipe da JAB está de parabéns e a Contentools sente orgulho de contribuir com tecnologias de otimização para esse case de crescimento escalável.

Nem poderia ser diferente. Com estratégias de marketing digital bem elaboradas e conteúdos de qualidade amparados por uma plataforma completa de produção e distribuição, é claro que essa parceria viraria um sucesso!

Agora é a sua vez!

Você já está por dentro dos 12 fatores que fazem uma agência digital crescer e tem várias lições de casa para treinar. Mas quer ir muito além? (Quer fazer o Download deste conteúdo? Clique aqui)

Clique no link abaixo para solicitar uma demonstração de como a Contentools pode ajudar no crescimento escalável do seu negócio:

Mostre como otimizar a minha agência!

Recomendo de ? caso não tenha visto:

• 6 passos para diferenciar sua agência de marketing das demais!

• Como organizar melhor a produção de conteúdo na sua empresa

• Você sabe qual a evolução do funil de vendas? A ampulheta da empresa!

P.S.: Mãos à obra, vai com tudo!