Dentro do universo das agências de publicidade, a expressão “tempo é dinheiro” ganha ainda mais destaque. Afinal, economizar tempo está totalmente aliado a gerenciar melhor os prazos (assim como a reduzi-los) e, assim, aplicar esse tempo em atividades com grande retorno financeiro. Mas para conseguir gerenciar o tempo de forma eficaz, entram em pauta duas grandes medidas gerenciais: delegação de tarefas e automação das atividades. 

Pareceu complicado? Na verdade, mais ainda é continuar dependendo totalmente de determinadas pessoas que compõem o time. É contraproducente focar apenas naqueles colaboradores-chaves. Para conseguir aumentar a produtividade da sua empresa de forma altamente eficaz é necessário definir processos, escolher os responsáveis e automatizar boa parte das tarefas. Com a ajuda de grandes ferramentas, diminui-se o tempo destinado a parte operacional, amplia-se as possibilidades de focar nas estratégias, aumentar o valor do produto, minimizar os erros e atender a mais clientes com qualidade.

Uma das formas de fazer isso acontecer é utilizar ferramentas que reduzam o tempo de trabalho processual dos colaboradores. Assim, sobra mais tempo para pensar em estratégias e em como entregar algo a mais para o cliente. Ter uma equipe comprometida e dedicada a explorar mais as oportunidades de negócios da agência é uma das funções principais – ou ainda meta – de qualquer gestor. No entanto, dentro de um mercado como o de marketing, é impossível perder tempo. É necessário investir e tornar algumas práticas obrigatórias em nome da produtividade.

Mas como garantir que a sua equipe tenha a organização considerada suficiente para administrar a carteira de clientes de forma altamente funcional? Como tornar a sua agência mais produtiva? E ainda, como identificar quais os setores que estão atrasando os prazos? É o que mostraremos a seguir:

Como garantir a produtividade da sua agência?

Uma das primeiras medidas que devem ser tomadas é a priorização das tarefas da empresa. Para isso, uma das principais ações é investir em ferramentas que auxiliem a organização, como a Contentools. Altamente indicada para gerenciamento de projetos, a plataforma oferece uma forma eficaz e inovadora de organizar a estratégia de marketing de conteúdo ao centralizar informações em um só local – de fácil acesso a todos os componentes do seu time. Assim, fica prático gerenciar o projeto, administrando o workflow, as datas e os prazos de entrega.

Defina processos para aumentar a produtividade da agência

Muito importante para a sua equipe é não perder tempo com tarefas dispensáveis e improdutivas. Devido a má gestão de tempo as agências deixam de investir em novos projetos apenas por falta de organização. Dessa forma, o Runrun.it surge como uma ótima ferramenta para a gestão de tempo, tarefas e de desempenho. O aplicativo oferece clareza para que as tarefas sejam dispostas de acordo com o deadline e proporciona a melhoria do fluxo de trabalho.

 A plataforma da Contentools também possui essa funcionalidade: permite a gestão eficaz do tempo. É um sistema que une além de toda a produção de conteúdo, reúne o time, a estratégia, os fluxos de trabalho de toda uma equipe multidisciplinar em apenas um só local, de fácil acesso.

Automatize processos e utilize a tecnologia seu favor

Algumas ações realizadas dentro de uma empresa só se tornam mais produtivas se forem automatizadas. Dentre elas está o marketing de conteúdo e as demais ações de marketing digital. Com uma ferramenta de automação de marketing é possível programar o envio de uma sequência de e-mails sem necessariamente enviar um por um.

Dentro da nutrição de leads, uma ferramenta de automação como a Hubspot determina um índice de qualidade para cada lead e utiliza informações mais precisas para distribuir oportunidades específicas para os vendedores trabalharem a conversão de com objetivos claros e objetivos.

Já para a gestão do marketing de conteúdo, a Contentools oferece a possibilidade de gerenciar seu calendário editorial, o workflow da produção e escolher os profissionais que vão compor seu time. A plataforma abrange o gerenciamento das cinco áreas de processo: estratégia, produção, processo (calendários, times e workflows), distribuição (publicação e promoção) e ainda análise dos resultados. Se quiser entender como essa solução funcionaria para seu time, fale diretamente com um consultor.

Conheça e analise sua equipe

Analise e faça um balanço preciso da sua equipe, olhando de perto a necessidade de capacitar ou qualificar melhor seu time. Na sequência, entre em contato com as possibilidades de suprir essas deficiências. Investir em e-learning, por exemplo, pode ser uma boa opção. Valorize sua equipe, delegue tarefas, confie nos seus profissionais e assim crie pessoas engajadas e motivadas.

Para manter o otimismo e a confiança é importante também celebrar as conquistas, mesmo que elas sejam pequenas. Assim, reconheça as ideias que saíram do papel, que foram colocadas em prática e comemore as metas atingidas com a sua equipe. Incentivar o alto astral entre as pessoas é sempre indicado para aumentar a produtividade da agência de forma sustentável e orgânica e garantir um bom ambiente de trabalho.

Você tem alguma outra sugestão de como aumentar a produtividade em uma agência? Compartilhe a sua opinião com a gente!

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