Se a sua empresa produz conteúdo em grande escala, você já sabe que para o marketing de conteúdo ser bem-sucedido é necessária a colaboração da equipe durante todo o fluxo de produção para que o processo seja eficaz, não é mesmo? Por esse motivo, criadores de conteúdo, editores, revisores e content managers precisam trabalhar com ferramentas personalizadas para suas funções e responsabilidades.

Contudo, a necessidade de um fluxo de produção constante pode trazer algumas dificuldades na hora de montar o seu workflow. Por exemplo: se a sua equipe de conteúdo precisa editar um post antes de apagá-lo, ou rever um tweet por dia, que ferramenta ela utiliza? O Microsoft Word, um editor de textos online? E como o content manager faz para cobrar os deadlines de cada membro da equipe? Ele envia um e-mail separadamente para cada um, cria um mecanismo de disparo? Quando estamos falando de apenas um post, um e-mail ou um tweet não é fácil perceber as dificuldades que isso pode trazer para a sua produção. Contudo, ao extrapolar este exemplo para grande escala, é possível perceber que o sucesso de sua produção está ligado à capacidade de controlar todas as etapas pelas quais o conteúdo passa e garantir que o deadline seja cumprido em cada uma delas. Mas como garantir que as etapas sejam cumpridas de maneira eficiente? A resposta é: um workflow padronizado. Por esse motivo, no post de hoje, iremos explicar como o workflow pode ajudar (e muito) sua agência. Vamos lá?

O segredo do sucesso

Todos nós sabemos que não existe uma fórmula mágica. Contudo, se pudéssemos dar uma dica para o sucesso, seria: um bom gerenciamento do fluxo de produção através de um workflow eficaz.

Em pesquisa recente, o Content Marketing Institute (CMI) descobriu que 86% das empresas fazem a gestão do seu marketing de conteúdo com uma combinação de Microsoft Word, Excel e e-mail. Contudo, depender do trabalho manual para isso, além de ser exaustivo, deixa o workflow exposto e sujeito à falha humana.

Isso porque, se os criadores de conteúdo precisam colaborar uns com os outros para editar e aprovar conteúdo – incluindo a criação de associações com uma variedade de outros tipos de conteúdo, como imagens, vídeos, links, etc. –, eles irão enlouquecer com a combinação de diversas ferramentas e formatos de conteúdo com que precisam lidar ao mesmo tempo. O que a equipe precisa é de uma plataforma que apoie e facilite o fluxo editorial de trabalho de todas as partes interessadas.

Por que sua agência precisa de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo

Se você está incluído nesses 86%, provavelmente o seu workflow é algo parecido com isto (trecho traduzido do artigo Content Marketing’s Secret Sauce? Good Workflow):

  • Editor atribui a produção ao escritor (e-mail)
  • Redator cria projeto (Word no servidor do time)
  • Redator notifica o editor que está pronto (e-mail)
  • Editor faz edições no documento (Word no servidor da equipe)
  • Editor faz perguntas ao redator (e-mail)
  • Redator responde às perguntas no documento (Word no servidor da equipe)
  • Redator avisa o editor de que respondeu no documento (e-mail)
  • Editor revisa os comentários e aceita alterações (Word)
  • Editor envia documento para o profissional responsável pelas regras internas da empresa para revisão (e-mail com anexo Word)
  • Profissional responsável pelas regras internas faz alterações em um parágrafo (nova versão Word)
  • Profissional envia documento aprovado para editor (e-mail com o novo anexo da versão)
  • Editor lê as mudanças e salva no servidor do time (Word no servidor do time)
  • Editor notifica o revisor que o post está pronto para revisão (e-mail)
  • Revisor atualiza o documento (Word no servidor do time)
  • Revisor notifica o blog manager que o post está pronto (e-mail)
  • Blog manager percebe que as meta descrições não foram incluídas (Word)
  • Blog manager entra em contato com editor, revisor e redator sobre a falta de meta descrições (e-mail)
  • Redator responde a todos com a inclusão da descrição (e-mail)
  • Blog manager atualiza o post e agenda a publicação (WordPress)

Percebe o quanto é exaustivo esse workflow? Sendo assim, podemos dizer que o problema não está em criar um workflow efetivo e sim qual ferramenta sua agência está utilizando para gerenciar esse fluxo de trabalho editorial.

Para um workflow ser eficiente, é preciso ter a ferramenta certa

A primeira questão que deve vir à mente na hora de criar um workflow eficaz é: quais são os pontos que estão me dando mais trabalho? Se você estiver utilizando o Word, por exemplo, pode ser que esteja se perdendo em diversas versões. Caso esteja utilizando uma ferramenta em nuvem, ainda existe a questão de transportar os arquivos para o WordPress. Outro ponto importantíssimo é a quantidade de e-mails que você troca diariamente sobre o processo de produção de conteúdo, isso também pode ser um problema!

Repetimos então, o título deste tópico: para um workflow ser eficiente, é preciso ter a ferramenta certa. Essa ferramenta precisa rastrear o fluxo de trabalho e ser acessível a todos os interessados. Ela será uma visão única e compartilhada do fluxo, eliminando a necessidade de e-mails para verificação de status do conteúdo, o que gera mais transparência e prestação de contas entre todos os envolvidos.

Ao utilizar uma tecnologia de automação de marketing de conteúdo para gerenciar o fluxo de trabalho editorial, sua equipe irá se deparar com uma maneira mais efetiva de colaborar com o projeto, minimizando o tempo de espera entre as etapas do workflow, além de maximizar o processamento paralelo de componentes do conteúdo.

Uma plataforma única ajuda a centralizar o processo, mas também auxilia na resolução de problemas em relação à segurança. Segundo uma pesquisa do CMI, mais de 70% das empresas precisam aderir a algum nível de regras de governança legais e/ou internas. Um gerenciamento em nuvem garante o backup e também a resolução de problemas de falha técnica em tempo hábil, além de estar disponível a toda hora e a todo momento para todos os membros da equipe.

Uma plataforma única também permite o gerenciamento de um grande volume de conteúdo, além de permitir um fácil controle das aprovações.

Como a plataforma da Contentools pode te ajudar a ter um workflow eficiente

Pensando em todos esses desafios e obstáculos que uma agência pode enfrentar, nós, da Contentools, resolvemos aprimorar nossa solução e oferecer uma plataforma de gerenciamento de conteúdo com um workflow altamente personalizável e automatizado. Segundo uma de nossas clientes, Cynthia Jacques, Diretora de Conteúdo da Idea Shake, agência digital e de conteúdo:

“A falta de um workflow na geração e estratégias de conteúdo pode acabar por prejudicar o marketing de uma empresa. Antes da Contentools, era preciso criar métodos usando diversas ferramentas diferentes, sendo difícil padronizar ou customizar de acordo com o tipo de material a ser apresentado. Com a plataforma ficou mais fácil: pensamos no tipo de conteúdo (qual o material final a ser produzido) e desenvolvemos o workflow para que cada envolvido receba as tarefas de forma ordenada. Um conteúdo de blog, por exemplo, começa com uma pauta (ideia), segue para produção de conteúdo com um redator ou colaborador da agência que em seguida envia para inserção de template ou ajuste de imagem (design). Depois disso, o conteúdo é liberado pela direção (no caso, eu) para revisão e verificação de adequação à estratégia e perfil do cliente. Somente depois disso o conteúdo escrito + imagem é enviada para aprovação do cliente. Poder unificar numa só ferramenta todas as etapas do desenvolvimento do conteúdo, incluindo a possibilidade de receber as sugestões de pauta do próprio cliente e ainda poder publicar nas redes sociais direto da plataforma aumenta a produtividade e otimiza meu tempo, além da possibilidade de visualizar todo o projeto em um só dashboard, vendo onde estamos com ‘gargalos’ de produção.”

Como você pode perceber, nossa Plataforma possibilita que:

  • Os criadores de conteúdo utilizem ferramentas que concentram toda a produção na plataforma, garantindo que o processo pré-estabelecido seja cumprido. Além disso, ao longo do tempo, os criadores de conteúdo podem utilizar apenas a plataforma, que já conta com um editor on-line.

novo editor contentools

  • A principal preocupação seja realmente com o valor do conteúdo, pois o sistema dispara notificações automáticas sobre deadlines de cada etapa.

mensagem contentools

  • O conteúdo fique devidamente armazenado para reutilização em todos os canais.

imagem da produção de conteudos

  • O workflow seja adaptado à realidade da agência e dos seus clientes, não havendo perda de tempo com controle de atividades operacionais.

workflow modelo 1

  • A estratégia do cliente, o calendário editorial e o workflow sejam vistos de maneira clara por todo o time.

calendario

Em nosso post Como escalar e automatizar sua produção de conteúdo através de Workflows efetivos, explicamos que a automação do gerenciamento de conteúdo é o segredo para projetar um workflow eficiente. Com a plataforma da Contentools, seu fluxo de produção ocorre de maneira natural e precisa, ficando menos propenso a falhas humanas. Com tantas funções, responsabilidades, necessidade de processos e prazos, é necessário que as etapas se concentrem em apenas um lugar e que sejam acessíveis para todos os membros da equipe, sem a necessidade do content manager ficar responsável por atividades operacionais, já que a própria plataforma se encarrega disso.

Este post foi útil para você? Quer conhecer melhor nossa plataforma e automatizar o workflow da sua agência? Entre em contato conosco!

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