Você sabia que 6 em cada 10 empresas brasileiras já possuem uma estratégia de conteúdo focada na geração e retenção de clientes? Além disso, estudos recentes do Content Marketing Institute mostraram que, este ano, 2 em cada 3 empresas pretendem aumentar seus investimentos em Marketing de Conteúdo. Isso demonstra que a necessidade constante de conteúdos memoráveis já está sendo consolidada no mercado. Contudo, um dos maiores desafios em relação a este cenário é a necessidade de acelerar de maneira eficiente a produção de conteúdo. Afinal, existem diversas etapas nesse processo de produção que precisam ser atendidas. Além disso, é preciso definir quem participará de cada uma dessas etapas e em que momento o seu cliente deve se envolver também.

Pensando nisso, no post de hoje iremos explicar como montar um workflow de produção de conteúdo para o seu cliente. Vamos lá?

A necessidade de escalar e automatizar a produção de conteúdo

A necessidade de produção de conteúdo constante pode ser ver dificultada em organizações cujos processos e aprovações são demorados. O sucesso da produção está ligado à capacidade de gerir bem a comunicação entre o time de conteúdo – responsável por fazer a “mágica acontecer” – e de possuir ferramentas capazes de facilitar o fluxo de trabalho.

Isso porque produzir conteúdo de qualidade – e em grande escala – requer um workflow que espelhe as complexas circunstâncias do mundo real em que a organização do seu cliente está inserida. Além disso, é preciso garantir que todos entendam claramente o que está acontecendo, para onde se deseja ir e o que é necessário para que os objetivos sejam atingidos, tudo isso em uma linguagem clara e objetiva.

Sendo assim, você precisa entender qual o cronograma de publicação de conteúdo para que o tempo de cada uma das etapas do workflow possa ser calculado, garantindo o cumprimento do calendário editorial.

Contudo, essas são apenas algumas das razões para você montar um workflow eficiente para o seu cliente. A seguir, aprofundaremos um pouco mais essa discussão. Acompanhe!

A importância de um workflow eficiente

Em nosso post Como escalar e automatizar sua produção de conteúdo através de Workflows efetivos, explicamos que ao projetar um fluxo de produção de maneira eficiente, a automação da sua produção ocorre de maneira mais natural e precisa. Com tantas funções, responsabilidades, necessidade de processos e prazos, é necessário que todos os presentes no time de conteúdo entendam o que precisam fazer e quando precisam fazer, sem a necessidade de ter o Content Manager a todo momento em cima disso.

Isso porque, com tantas responsabilidades e com a velocidade com que as informações são repassadas atualmente (sem falar nos dias que parecem ter muito menos de 24 horas), o gerenciamento de conteúdo feito por meio de um workflow eficiente garante que as atividades operacionais ocorram de maneira precisa – automatizada – e que o time se preocupe com o que verdadeiramente importa: o conteúdo.

Neste sentido, respeitar o calendário editorial e garantir a sua distribuição nos prazos estipulados é uma das melhores maneiras de manter uma audiência apaixonada. Entretanto, podemos dizer que o workflow não envolve apenas a produção e distribuição do conteúdo, mas uma gama de diferentes papeis, funções e processos, como:

  • Gestão editorial
  • Aprovação de projetos
  • Administração de recursos de eventos para o marketing de conteúdo
  • Planejamento dos orçamentos dos projetos e integração com outros esforços
  • Negociações de contratos
  • Desenvolvimento de audiências
  • Pesquisa e medição

Com tantas atividades envolvidas, disparar e-mails e notificações manualmente se torna uma atividade maçante e que exige um bom tempo, não é mesmo? Por esse motivo, o workflow precisa ser estipulado, seus passos, metas e prazos precisam ser definidos e o Content Manager estará presente para garantir o seu cumprimento. Mas como montar esse fluxo?

Como montar um workflow para o seu cliente

Em primeiro lugar, você precisa ter em mente que diferentes tipos de conteúdo exigem diferentes tipos de fluxos de produção. Entre os diferentes tipos de conteúdo podemos destacar:

  • Blog posts
  • Webinars
  • E-books
  • White papers

Além disso, você precisa saber qual será a equipe de conteúdo presente no projeto. Os participantes do projeto – e suas responsabilidades.

Dentre as principais funções temos:

  • Content Manager: é o gerente do conteúdo, responsável por garantir o cumprimento do prazo, da estratégia e de revisar o conteúdo antes da divulgação. Para conhecer essa função melhor, clique aqui.
  • Redator: é aquele que escreve o conteúdo.
  • Agência: esta é você. Cada agência tem suas responsabilidades personalizadas.
  • Cliente: é o responsável, geralmente, pela aprovação final do conteúdo.
  • Designer: responsável pela parte gráfica.

Você, como agência, precisa definir qual será o papel de cada membro do time. Com as atribuições claras, você conversará com cada membro para entender quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade a fim de montar um calendário editorial e o workflow.

A fim de compreender melhor o funcionamento de um workflow, iremos nos focar na produção de blog posts.

O workflow de um blog post

Em nosso post “Como escalar e automatizar sua produção de conteúdo através de Workflows efetivos”, explicamos detalhadamente como se dá o workflow de um blog post, mas, basicamente, ele é composto pelas seguintes etapas: Brainstorming, Primeiro esboço do conteúdo, Edição, Aprovação da agência, Aprovação final do cliente e Criação das imagens. Mas quais os passos para montar um workflow para o seu cliente? Vejamos:

1° Passo: reunião de alinhamento com o cliente

Primeiramente, é necessária uma reunião de alinhamento com o seu cliente para compreender quais os formatos de conteúdo ele deseja utilizar. Em seguida, vocês irão discutir quem ficará responsável pelo brainstorming de ideias. Caso o cliente deseje participar, é preciso estabelecer um prazo para isso.

Por exemplo: até o dia 5 de todo mês, o cliente fica responsável por sugerir x ideias gerais sobre temas a serem tratados no blog. Em seguida, até o dia 10, o Content Manager deve filtrar essas ideias e formular os briefings para que os posts sejam distribuídos entre os redatores e a produção se inicie.

2º Passo: reunião de alinhamento com o redator e o Content Manager

Em seguida, você deve fazer uma reunião com o redator para entender quanto tempo ele leva para produzir o primeiro esboço do conteúdo e quanto tempo ele leva, em média, para realizar uma revisão, caso seja necessário.

Por exemplo, o redator terá 48 horas para entregar o primeiro esboço. O Content Manager terá 24 horas para revisar e otimizar o conteúdo e pedir revisão. Em seguida, o redator terá mais 24 horas para finalizar o conteúdo.

3º Passo: definição do tempo para análise do material

Após ter negociado os prazos com o Content Manager e os redatores, você precisa separar alguém em sua agência para analisar o conteúdo antes de repassá-lo ao cliente – ou analisar a necessidade de mais uma revisão.

Os prazos para uma segunda revisão também serão de 24 horas e, em seguida, o cliente terá o tempo para fazer a aprovação final. Esse prazo deverá ser negociado entre agência e cliente.

4º passo: reunião de alinhamento com o Designer

Após a aprovação final, o designer terá 24 horas para criar as imagens necessárias para o blog post.

Se o material que estiver sendo produzido não for um blog post, mas um e-book, por exemplo, todos os prazos serão diferentes, incluindo o prazo de criação de conteúdo.

As etapas de um workflow para blog post

Após definir todos os prazos, você saberá que, por exemplo, um blog post leva aproximadamente 7 dias para ficar completo. Neste caso, você precisa colocar o tema em produção com pelo menos 10 dias de antecedência – para ter um tempo reserva. O ideal seria 30 dias de antecedência, sempre produzindo apenas para o próximo mês; ter esse tempo garante um certo conforto para resolver imprevistos.

Com os prazos em mente, é hora de montar o workflow como um todo, separado por etapas. Recomendamos que nesse ponto você utilize a automação de marketing, a fim de evitar trabalhos manuais desnecessários e também para ficar menos propenso à falha humana.

Conforme o exemplo que passamos, o workflow pode ser separado nas seguintes etapas:

  • Brainstorming: Content Manager, Cliente, Agência
  • Primeiro esboço do conteúdo: Redator
  • Edição: Content Manager
  • Aprovação da agência: Content Manager (caso ele trabalha dentro da agência) ou então um responsável de dentro da agência
  • Aprovação final do cliente: Cliente
  • Criação das imagens: Designer, Agência (nesta etapa é importante definir se haverá a aprovação final do cliente ou não e qual será o prazo também).

Montamos o Workflow na Plataforma Contentools para ficar mais visual:

workflow plataforma contentools

Com os prazos, etapas e papeis definidos, é hora de criar o calendário editorial. Como informamos, pode ser com 10 dias de antecedência ou 30, você escolhe qual o melhor horizonte de tempo para você.

Se este workflow for elaborado de forma manual, o Content Manager ficará responsável por todas as cobranças, e haverá uma constante troca de e-mails ou conversas no Skype. Com a ferramenta da Contentools, este fluxo pode ser personalizado, adaptado a cada realidade sem ser necessário perder tempo com esse tipo de controle, pois há disparos automáticos de e-mails e notificações relembrando os prazos e é possível manter uma troca de mensagens dentro da plataforma. Além disso, há uma visão geral do calendário editorial, ficando mais fácil manter os prazos.

Este post foi útil para você? Quer conhecer melhor nossa plataforma e automatizar o workflow do seu cliente? Entre em contato conosco! 

Previous ArticleNext Article

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Espere! Não esqueça de assinar nossa newsletter

Acesse conteúdo premium sobre marketing de conteúdo:

Suas informações de contato nunca serão usadas para enviar qualquer tipo de SPAM.