O número de agências digitais no Brasil aumenta 20% ao ano, segundo dados da Abradi, a Associação Brasileira do setor. A maioria delas entrega aos clientes serviços de desenvolvimento, criação de conteúdo e monitoramento de redes sociais. É o caso da M.Lincoln Comunicação Digital, fundada em 2013 pelo gestor de Tecnologia para Sistemas Mikael Lincoln. Depois de adquirir experiências na rádio e em agência de marketing, Mikael identificou uma oportunidade: empresas de pequeno e médio porte cada vez mais buscavam agências de marketing não mais para fazer publicidade, mas para gerar oportunidades de negócio. Com essa visão, a M.Lincoln foi criada.

A empresa começou oferecendo planejamento e controle de mídias sociais, mas devido ao interesse dos clientes, passou a incluir nos serviços a criação e a manutenção de sites, planejamento estratégico de marketing digital e produção e distribuição de conteúdo. Para conseguir manter a qualidade como diferencial dos serviços da M.Lincoln, Mikael faz questão de participar ativamente do trabalho com o cliente. Eventualmente ele se deparou com um problema comum a muitas empresas que estão crescendo: como escalar seu atendimento sem perder a qualidade e a essência?

5 desafios de agências digitais

Para continuar evoluindo, a empresa precisou superar alguns obstáculos cruciais para o seu desenvolvimento. Alguns dos problemas com que se deparou:

  1. Escalar atendimento sem perder a essência;

  2. Diminuir o tempo gasto em atividades operacionais que não agregavam valor;

  3. Aumentar a eficiência do time;

  4. Controlar atividades e prazos;

  5. Centralizar e profissionalizar a comunicação com  os clientes.

Uma das formas encontradas para amenizar e solucionar os problemas foi a busca por ferramentas que atendessem a todas as suas demandas e que, ao mesmo tempo, fossem acessíveis. Alguns dos recursos testados no primeiro momento você deve conhecer:

  • Google Drive;

  • Evernote com organização por clientes;

  • Google Calendar para controlar os agendamentos;

  • WordPress em diferentes contas;

  • Planilhas para cronograma, e inclusive quadros na parede, que chegou a comprar mas nunca usou.

Visualmente, o dia a dia de Mikael era assim:

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Para dar conta da rotina, não bastava usar apenas uma ferramenta. Era preciso utilizar várias plataformas que, às vezes, apenas deixavam o trabalho mais confuso e complexo. Depois de conversar com parceiros entendeu que faltava a todos uma ferramenta completa, customizável e acessível, que unisse em apenas um lugar todas as funções de que precisava.

As soluções da Plataforma Contentools

Mikael testou diversas ferramentas, elas supriram em parte suas necessidades mas nenhuma conseguiu atendê-lo completamente. Isso fez com que ele precisasse integrar ferramenta por ferramenta no fluxo, o que era para ajudar o processo acabou por tornando-o um “Frankenstein” com cada vez mais ferramentas. Foi quando ele conheceu a Contentools, que foi desenvolvida justamente para resolver esse problema que permitiu a ele:

  • Organizar e mapear a estratégia de diferentes clientes em um só lugar;

  • Gerenciar sua equipe de profissionais externos (freelancers);

  • Agendar as entregas e publicações em blogs e social medias no calendário de publicação automática;

  • Automatizar o workflow entre redatores, editores, designers e clientes;

  • Mensurar os resultados obtidos;

  • Apresentar resultados e se comunicar com o cliente em um ambiente profissional.

Gerenciar tudo em um só lugar permite que cada processo se torne muito mais prático, visual e rápido. Não é mais necessário ter diversas planilhas confusas, com inúmeras abas espalhadas em pastas do docs para gerenciar o dia a dia da produção. Também é muito mais fácil acompanhar cada fase da produção e centralizar a comunicação com o time de conteúdo.

Resultados práticos no dia a dia

Já no primeiro mês utilizando a plataforma Contentools, as mudanças na rotina da empresa eram visíveis:

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Superando os resultados planejados no início do ano, ainda foi possível manter a qualidade e essência do atendimento personalizado. Mikael ainda relata outros benefícios da sua experiência com a plataforma Contentools. Ele considera que hoje sua qualidade de vida é melhor, já que sobra mais tempo para ele mesmo e não há o estresse gerado pelas atividades mecânicas que antes preenchiam seus dias. Seu tempo no trabalho também melhorou, já que consegue programar e automatizar atividades operacionais. Além disso, ele conta que com o uso da plataforma é possível:

  • Dar ênfase à qualidade dos conteúdos, e não apenas à entrega;

  • Perceber melhorias na comunicação entre seus clientes e a equipe;

  • A possibilidade de personalizar o workflow é um extra que pode oferecer aos seus clientes, aumentando sua satisfação;

  • Aumento do faturamento devido à expansão do portfólio e do ticket médio;

  • Maior foco em serviços que incluem conteúdo como core (mais diversificação, mais especialização e mais resultados);

  • Melhoria na interação e participação do cliente no processo (aumentando também a sua satisfação);

O aumento significativo no faturamento foi proveniente, principalmente, do fato de eu conseguir focar minhas horas de trabalho no que realmente importa e gera valor. Consegui automatizar as tarefas manuais e de pouco valor.

E quando perguntado sobre como a Contentools mudou seu dia a dia, Mikael responde:

Diminuindo o lado mecânico e me permitindo ser mais humano!

Sua agência precisa de mais eficiência na gestão do marketing de conteúdo? Conheça a plataforma que proporcionou essa evolução à M.Lincoln:

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